terça-feira, 14 de janeiro de 2014

O que acontece quando o uso de smartphone no trabalho passa a ser obrigatório?

Pouco tempo depois de algumas centenas dos seus 16 mil funcionários mundiais terem aderido voluntariamente ao recém-criado programa de Bring Your Own Device (BYOD) para smartphones, o departamento financeiro da distribuidora de produtos de tecnologia Ingram Micro teve uma ideia estranha: implodir a iniciativa.


Os contratos corporativos de telefonia celular estavam entrando em fase de renovação e a área financeira decidiu simplesmente não renová-los. Dessa forma, a Ingram Micro transformou a prática de BYOD de voluntária em obrigatória. Os funcionários foram informados que deveriam colocar a mão no bolso e comprar um smartphone para uso corporativo e pessoal pois a empresa não mais forneceria aparelhos corporativos.

“O final dos contratos de telefonia tornou-se o gancho para a empresa institucionalizar a prática no grupo todo”, diz o CIO da Ingram Micro, Mario Leone. “Eu honestamente acreditava que isso levaria alguns anos para acontecer, mas o BYOD ganhou velocidade e profundidade rapidamente”, diz Leone.

O programa de smartphones BYOD da Ingram Micro começou como um piloto que ganhou velocidade, expandiu-se como compulsório para 100% dos funcionários dos EUA em 2012 e agora começa a ser instalado nas operações da empresa na Europa e Ásia, com a meta de conversão global ao longo de 2013.

O programa da Ingram Micro é diferente de muitos outros por conta da sua escala de grande impacto. A empresa quer tornar obrigatório o uso corporativo de mais de 4 mil smartphones pessoais dos seus funcionários em 40 países. O caráter global desse projeto levou a uma empreitada legal de grandes proporções, já que a política de BYOD da Ingram Micro teve de ser examinada país a país para ser compatível com a legislação local.

A Ingram Micro usa o software de gestão de devices móveis MobileIron para cuidar de itens como instalação remota de novos produtos, configuração, política de segurança e até eliminação remota de dados dos aparelhos em caso de problemas.

A prática de montar políticas de BYOD não é para pessoas de coração fraco. O gerente de projetos Jason Conner, da Ingram Micro, gastou incontáveis horas em reuniões com os departamentos de recursos humanos, finanças e jurídico limpando arestas dos contratos envolvendo, por exemplo, verba de despesas por smartphone e questões de privacidade. “A parte de tecnologia foi fácil comparada com o resto”, diz Conner.

A questão da privacidade nas políticas de BYOD tornou-se um ponto de conflito importante. A Ingram Micro mantém seu direito de apagar dados corporativos de um equipamento pessoal. Por conta disso, Conner esperava que o departamento jurídico fosse exigir mais visibilidade dos dados de um smartphone mas descobriu exatamente o oposto: o jurídico não quer bancar o risco legal de eventualmente ser acusado de olhar dados pessoais de um smartphone. “Dados pessoais são como lixo tóxico para o jurídico. Ninguém quer colocar a mão”, brinca Conner.

Você imaginaria que forçar os funcionários a gastar seu dinheiro para comprar um smartphone pessoal para ser usado no trabalho seria recebido com uma chuva de críticas. Mas isso não aconteceu na Ingram Micro, diz Leone. Muitas pessoas já tinham seus smartphones ou queriam ter um e viram na ideia a oportunidade de fazer a compra.

“Nosso problema foi menos com o custo do aparelho e mais com os custos variáveis”, diz Leone. As perguntas, segundo ele, eram mais do tipo: “O reembolso vai cobrir todos os meus gastos? Vou conseguir um plano de telefonia que cubra corretamente minhas necessidades pessoais e profissionais?”

A transição para um modelo de BYOD é trabalhosa e os CIOs não podem deixar os funcionários sem apoio na hora de escolher o plano de telefonia e dados.

Os funcionários pediram ao grupo de Leone que indicasse a eles que operadora contratar e que plano comprar. Leone resistiu à ideia porque não queria estar na posição de dizer a alguém como usar seu smartphone. A Ingram Micro conseguiu uma solução de meio termo: Leone deixou que representantes de diferentes operadoras apresentassem seus planos aos funcionários na empresa na hora do almoço.

A Ingram Micro comemora o fato de ter conseguido implementar a tecnologia de gestão de devices móveis e também as políticas específicas de BYOD para um projeto global antes que a iniciativa saísse dos trilhos por algum motivo – e nessa área esse tipo de problema assume proporções gigantes muito rápido.

Leone viu em primeira mão a política de BYOD voluntário transformar-se em prática mandatória numa empresa nos EUA e agora ele está às voltas com a mesma oportunidade na Ásia. “É algo que literalmente salta de um dia para o outro e você se vê às voltas com um movimento de adoção em massa. Decidimos lidar com isso do nosso jeito, porque querendo ou não o BYOD é como uma onda gigante vindo na nossa direção”, afirma Leone.

Outros CIOs não têm a mesma sorte de Leone e podem ver-se de repente pressionados pelo BYOD sem terem feito a lição de casa. Está na hora de montar uma política ampla de BYOD e envolver os departamentos jurídico e de recursos humanos, junto com finanças e TI, para amarrar as pontas e aprovar. Sem muitos rodeios, BYOD não está na categoria daquelas tendências de tecnologia que você pode dar-se ao luxo de sentar e esperar para ver o que vai acontecer.

(COMPUTERWORLD)